Arquivo da categoria: Produtividade Pessoal

Kanban or not Kanban | Life Method

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O Kan Ban possuí uma história interessante e mais detalhes podem ser obtidos seguindo o link no post Kanban: Do início ao fim!.

A inspiração do Kan Ban veio da organização das prateleiras nos supermercados e o esquema de reposição de produtos nas mesmas. No Kan Ban as prateleiras foram colocadas na vertical e os “produtos” muitas vezes são tarefas que trafegam da esquerda para a direita até estarem concluídas. A figura acima, extraída do artigo citado nos post sobre o Kan Ban, ilustra um caso bem simples. Em inglês: To Do, Doing e Done. As tarefas, que podem ser representadas por Post Its, aparecem inicialmente na lista Fazer. Quando começam a ser executadas vão para a lista Fazendo. Quando estão prontas vão para a lista Feito.

Uma outra interpretação que gosto mais em projetos é usar as tarefas na lista Fazer como um primeiro rascunho a ser detalhado. Uma espécie de planejamento. Quando os detalhes sobre quem vai executar, prazo, os recursos necessários e uma pequena discussão de planejamento são concluídos, mesmo que possam ser enriquecidos depois, o Post It vai para Fazendo. Na linguagem de projetos as etapas correspondentes, de forma bem simplificada, seriam Planejamento, Execução e Post Mortem.

No método que estamos propondo a etapa de planejamento envolve os detalhamentos citados e uma atribuição de prioridades e timing usando técnicas específicas. A execução é efetivada usando vários filtros e listas que representam as prioridades adotadas. Geralmente uma tarefa é planejada usando vários critérios indo para uma das listas de priorização para aguardar a oportunidade de ser concluída e movida para uma lista do tipo “Feito“. Este é o quadro principal do método e outros quadros com uma organização diferente podem ser organizados para dar conta de projetos com grau de controle mais complexo do que uma simples tarefa num Post It ou num cartão do Trello ou em um evento no Google Calendar, estas últimas ferramentas principais para o método. O método poderia ser adaptado para “rodar” em papel, mas não desenvolveremos esta forma.

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Uma lista de tarefas é suficiente | Life Method

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Se a sua vida é organizada de forma simples e você ainda resiste bravamente a abrir mão da simplicidade, mesmo tendo que enfrentar o mundo complexo à sua volta, uma lista simples de tarefas é suficiente. As tarefas entram na sua lista, como numa lista de compras, você as executa e marca como completadas ou, simplesmente as apaga depois de prontas. Como numa lista de compras. Não vamos debater com você sobre isto ser insuficiente na maioria dos casos. No post Escala versus complexidade há uma citação que reproduzo abaixo que expressa bem o problema:

[…] existe uma lei universal e sagrada dos sistemas complexos: “a complexidade de um sistema realizando uma tarefa deve ser tão grande quanto a complexidade da tarefa”.

Mas vamos deixar isto prá lá por enquanto. A sua vida é simples, não?

Uma lista simples é o que oferecem as várias ferramentas de To Do List que existem por aí. Nós vamos usar a Web. Nossa escolha inicial é usar o Google Calendar para fazer a nossa lista. Para manter a coisa um pouco mais manejável vamos renomear o nosso calendário default oferecido pela Google para Inbox. Por que não To Do List? Poderia ser mas queremos começar usando um nome que vamos manter depois. Vamos também criar outro calendário com o nome Done (Veja como em Criar uma nova agenda).

Nota: Para manter os calendários nesta ordem, Inbox e Done, use algum truque baseado em prefixos que você achar melhor.

Mas uma lista de tarefas num calendário não viola a função precípua de um calendário que é agendar compromissos com data e hora para ocorrer? Por que escolhemos o Google Calendar? Bem, o Google Calendar é rápido, funciona bem no celular (é rápido nele também), pode ter facilmente os seus calendários compartilhados na sua totalidade ou para eventos específicos, e tem capacidade offline e sincronização razoáveis.

Mas como vamos conviver com tarefas com data e hora ou somente data (eventos All Day no Google Calendar)? Bem, se são tarefas podemos evitar estabelecer uma hora para executá-las. Criamos eventos All Day para representá-las. Mas ainda assim vamos ter que voltar no tempo para a sua data de criação para que elas apareçam. Mesmo voltando para a data das tarefas ainda teremos que clicar no alto do calendário para ver os eventos All Day. Se estivermos considerando todas as nossas tarefas ASAP o fator temporal é irrelevante. Podemos deixar as tarefas onde elas foram criadas e usar o botão Agenda para ver a lista. Para localizar a data quando foi criado o primeiro evento podemos usar o botão Month. Então, vendo a nossa lista com o botão Agenda podemos começar a executar as tarefas (Todas elas All Day) assim que for possível. Como fazemos com a nossa lista de compras. Quando formos à rua fazemos as compras. Quando tivermos tempo e energia executamos as nossas tarefas. De cima para baixo ou em outra ordem com uma prioridade que está pairando na nossa mente. Cada tarefa executada pode ser eliminada do calendário ou movida para o calendário Done.

Life Method Calendars

O esquema de manejo sugerido acima pode funcionar bem com uma lista simples e não muito grande (e se espera que não cresça muito se você não for dado a uma procrastinação). O calendário não foi projetado para lidar com tarefas e sempre vai haver uma fricção com o nosso uso ad hoc. O uso do calendário desta forma não justifica o esforço. Nos próximos post vamos combinar duas ou três ferramentas Web para o nosso sistema completo para lidar com mais complexidade e dividir o problema.

Introdução | Life Method

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Life Method é um metódico sistema de controle das tarefas que podem alavancar e fazer diferença para a sua vida. Se você não for um pouco metódico ou sistemático o suficiente para organizar sua vida então este método não é para você. Mas a carga é mínima e pode ser ajustada de acordo com o que você é capaz de realizar.

Sou um fã do David Allen e o seu GTD (Já escrevi sobre GTD antes em vários posts). Já tentei várias ferramentas e formas de organizar minhas tarefas seguindo as orientações do GTD. No entanto um dos conselhos que não consegui seguir foi o de não colocar datas nas minhas tarefas. Logo entendi a razão do conselho quando não conseguia cumprir as tarefas e perdia bastante tempo movendo-as para a frente no tempo. O conselho do Allen era para colocar data e hora apenas nos compromissos envolvendo terceiros ou prazos fatais. O resto devia ser classificado como tarefas ASAP (As Soon As Possible). Como eu tinha muita insegurança sobre se não esqueceria de fazer algo importante caso não soasse um alarme para me lembrar de uma tarefa ou eu pudesse filtrar o que deveria fazer primeiro era difícil seguir o conselho.

Há também o problema da “mente do macaco” esvoaçando como uma borboleta no meio do paraíso de néctar oferecido pelas flores, hoje a Internet. Ou melhor seria dizer: pulando de galho em galho?

[…] na meditação o que fazemos é nos tornarmos amigos da “mente do macaco”. A “mente do macaco” é sempre inquieta, quer fazer alguma coisa, sempre quer ter trabalho. Você pode dar trabalho para a “mente do macaco”. Normalmente é ela quem dá um trabalho para você, esse é o problema. Agora você pode dar trabalho para a “mente do macaco”! Agora você pode se tornar o chefe e ser mais livre e a “mente do macaco” se torna o empregado. Mas o trabalho é a meditação! [Ou usar o Life Method! ;-)]

Buda Virtual

Ela está o tempo todo a nos estimular transformando todos em sofredores compulsórios da síndrome DDA. O artigo Meet the Life Hackers, do Clive Thompson (Leia em português), explana abundantemente sobre o tema das interrupções e seus efeitos sobre a nossa produtividade. Fala-se muito que o computador, que iria nos liberar dos trabalhos maçantes e aumentar explosivamente a nossa produtividade, jogou em nossas corcovas de camelo uma acachapante miríade de tarefas e  interrupções que anda enlouquecendo todo mundo. A solução não é o ludismo de quebrar os computadores (o que não seria nem possível pois eles estão “desaparecendo” imersos em objetos mais prosaicos e escondidos em fazendas de servidores tornando-se cada vez mais uma presença ubíqua e ao mesmo tempo invisível, fantasmagórica, arrastando suas correntes virtuais). E não há fuga possível pois estamos imersos no centro desse caos, como no olho do furacão, que ao contrário do que se diz é calmo, e a fuga nos leva para a periferia onde os ventos do nosso fracasso são cada vez mais fortes.  Life Method procura dar um rumo melhor à mente do macaco. A meditação é a solução budista para o problema. Life Method pode ser parecido com uma meditação. Menos contemplativa, mais ativa, “caindo de boca” na vida.

Recentemente voltei a refletir um pouco mais sobre o problema e usando os conceitos do GTD, Eisenhower Square e Time Block (Ver em português) configurei um sistema que parece razoável para o meu uso e que, talvez, faça sentido para você também.