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Uma lista de tarefas é suficiente | Life Method

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Se a sua vida é organizada de forma simples e você ainda resiste bravamente a abrir mão da simplicidade, mesmo tendo que enfrentar o mundo complexo à sua volta, uma lista simples de tarefas é suficiente. As tarefas entram na sua lista, como numa lista de compras, você as executa e marca como completadas ou, simplesmente as apaga depois de prontas. Como numa lista de compras. Não vamos debater com você sobre isto ser insuficiente na maioria dos casos. No post Escala versus complexidade há uma citação que reproduzo abaixo que expressa bem o problema:

[…] existe uma lei universal e sagrada dos sistemas complexos: “a complexidade de um sistema realizando uma tarefa deve ser tão grande quanto a complexidade da tarefa”.

Mas vamos deixar isto prá lá por enquanto. A sua vida é simples, não?

Uma lista simples é o que oferecem as várias ferramentas de To Do List que existem por aí. Nós vamos usar a Web. Nossa escolha inicial é usar o Google Calendar para fazer a nossa lista. Para manter a coisa um pouco mais manejável vamos renomear o nosso calendário default oferecido pela Google para Inbox. Por que não To Do List? Poderia ser mas queremos começar usando um nome que vamos manter depois. Vamos também criar outro calendário com o nome Done (Veja como em Criar uma nova agenda).

Nota: Para manter os calendários nesta ordem, Inbox e Done, use algum truque baseado em prefixos que você achar melhor.

Mas uma lista de tarefas num calendário não viola a função precípua de um calendário que é agendar compromissos com data e hora para ocorrer? Por que escolhemos o Google Calendar? Bem, o Google Calendar é rápido, funciona bem no celular (é rápido nele também), pode ter facilmente os seus calendários compartilhados na sua totalidade ou para eventos específicos, e tem capacidade offline e sincronização razoáveis.

Mas como vamos conviver com tarefas com data e hora ou somente data (eventos All Day no Google Calendar)? Bem, se são tarefas podemos evitar estabelecer uma hora para executá-las. Criamos eventos All Day para representá-las. Mas ainda assim vamos ter que voltar no tempo para a sua data de criação para que elas apareçam. Mesmo voltando para a data das tarefas ainda teremos que clicar no alto do calendário para ver os eventos All Day. Se estivermos considerando todas as nossas tarefas ASAP o fator temporal é irrelevante. Podemos deixar as tarefas onde elas foram criadas e usar o botão Agenda para ver a lista. Para localizar a data quando foi criado o primeiro evento podemos usar o botão Month. Então, vendo a nossa lista com o botão Agenda podemos começar a executar as tarefas (Todas elas All Day) assim que for possível. Como fazemos com a nossa lista de compras. Quando formos à rua fazemos as compras. Quando tivermos tempo e energia executamos as nossas tarefas. De cima para baixo ou em outra ordem com uma prioridade que está pairando na nossa mente. Cada tarefa executada pode ser eliminada do calendário ou movida para o calendário Done.

Life Method Calendars

O esquema de manejo sugerido acima pode funcionar bem com uma lista simples e não muito grande (e se espera que não cresça muito se você não for dado a uma procrastinação). O calendário não foi projetado para lidar com tarefas e sempre vai haver uma fricção com o nosso uso ad hoc. O uso do calendário desta forma não justifica o esforço. Nos próximos post vamos combinar duas ou três ferramentas Web para o nosso sistema completo para lidar com mais complexidade e dividir o problema.

Introdução | Life Method

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Life Method é um metódico sistema de controle das tarefas que podem alavancar e fazer diferença para a sua vida. Se você não for um pouco metódico ou sistemático o suficiente para organizar sua vida então este método não é para você. Mas a carga é mínima e pode ser ajustada de acordo com o que você é capaz de realizar.

Sou um fã do David Allen e o seu GTD (Já escrevi sobre GTD antes em vários posts). Já tentei várias ferramentas e formas de organizar minhas tarefas seguindo as orientações do GTD. No entanto um dos conselhos que não consegui seguir foi o de não colocar datas nas minhas tarefas. Logo entendi a razão do conselho quando não conseguia cumprir as tarefas e perdia bastante tempo movendo-as para a frente no tempo. O conselho do Allen era para colocar data e hora apenas nos compromissos envolvendo terceiros ou prazos fatais. O resto devia ser classificado como tarefas ASAP (As Soon As Possible). Como eu tinha muita insegurança sobre se não esqueceria de fazer algo importante caso não soasse um alarme para me lembrar de uma tarefa ou eu pudesse filtrar o que deveria fazer primeiro era difícil seguir o conselho.

Há também o problema da “mente do macaco” esvoaçando como uma borboleta no meio do paraíso de néctar oferecido pelas flores, hoje a Internet. Ou melhor seria dizer: pulando de galho em galho?

[…] na meditação o que fazemos é nos tornarmos amigos da “mente do macaco”. A “mente do macaco” é sempre inquieta, quer fazer alguma coisa, sempre quer ter trabalho. Você pode dar trabalho para a “mente do macaco”. Normalmente é ela quem dá um trabalho para você, esse é o problema. Agora você pode dar trabalho para a “mente do macaco”! Agora você pode se tornar o chefe e ser mais livre e a “mente do macaco” se torna o empregado. Mas o trabalho é a meditação! [Ou usar o Life Method! ;-)]

Buda Virtual

Ela está o tempo todo a nos estimular transformando todos em sofredores compulsórios da síndrome DDA. O artigo Meet the Life Hackers, do Clive Thompson (Leia em português), explana abundantemente sobre o tema das interrupções e seus efeitos sobre a nossa produtividade. Fala-se muito que o computador, que iria nos liberar dos trabalhos maçantes e aumentar explosivamente a nossa produtividade, jogou em nossas corcovas de camelo uma acachapante miríade de tarefas e  interrupções que anda enlouquecendo todo mundo. A solução não é o ludismo de quebrar os computadores (o que não seria nem possível pois eles estão “desaparecendo” imersos em objetos mais prosaicos e escondidos em fazendas de servidores tornando-se cada vez mais uma presença ubíqua e ao mesmo tempo invisível, fantasmagórica, arrastando suas correntes virtuais). E não há fuga possível pois estamos imersos no centro desse caos, como no olho do furacão, que ao contrário do que se diz é calmo, e a fuga nos leva para a periferia onde os ventos do nosso fracasso são cada vez mais fortes.  Life Method procura dar um rumo melhor à mente do macaco. A meditação é a solução budista para o problema. Life Method pode ser parecido com uma meditação. Menos contemplativa, mais ativa, “caindo de boca” na vida.

Recentemente voltei a refletir um pouco mais sobre o problema e usando os conceitos do GTD, Eisenhower Square e Time Block (Ver em português) configurei um sistema que parece razoável para o meu uso e que, talvez, faça sentido para você também.

Trello

Links para GTD no Trello:

Get Things Done in Evernote Series – Part 4

GTD no Evernote

Posts da série

Contextos

A lista global de tarefas tende a crescer cada vez mais a medida que você aumenta a sua confiança no sistema de anotações das ações que deseja ou vê necessidade de empreender. Há uma pequena tendência até para a megalomania esquecendo-se que os recursos materiais e a sua energia pessoal (e é claro a sua vontade e intenção) é que fazem as coisas acontecerem. Mas não faz mal, espera-se que o sistema de anotações e o balanceamento entre o que é possível e o que é desejado surja naturalmente a medida que você se organiza desta forma.

De qualquer forma vale o lema romano “dividir para conquistar”. Não que as anotações sejam o inimigo mas o seu tempo é que é limitado e você precisa manter o foco. Combater o stress também é uma arma para manter a sanidade e ser mais produtivo. Uma lista imensa de coisas para fazer e nenhuma estratégia sobre onde começar é o primeiro passo para o abandono das lista prematuramente. Nós, em geral, nos sentimos confortáveis com listas pequenas. Dá a sensação de controle. Sentimos que estamos nos trilhos. Mas listas pequenas são uma utopia. Principalmente no mundo moderno com tantos estímulos a atrair o nosso desejo de realização. Ter uma lista global pequena pode apenas ser um sintoma de negligência para com os afazeres que nos importam e não de que nossa vida é maravilhosamente simples por obra de nossa incrível sabedoria.

Já cumprimos um pouco do lema romano ao distribuir as nossas ações por vários notebooks:

  • !!Inbox
  • !Completed
  • !NextActions
  • !Reference
  • !Someday/Maybe
  • !Waiting
  • @Projects

Mas mesmo coma subdivisão acima a listas crescem muito. A solução é mais divisão. Mas divisão com propósito. Os contextos visam separar o que você pode fazer no momento em função dos recursos disponíveis no local em que você está no momento e do seu nível de energia. Estabelecer prioridades é uma forma de divisão mas não é recomendada pelo seu caráter absoluto. Para uma tarefa que tenho que fazer num determinado prazo ou incorro em um grande prejuízo se não a fizer eu me sacrifico e a faço mesmo estando muito cansado e procuro recursos e forças com base nestas motivações. É quase como uma luta de morte! Mas outras tarefas podem estar sujeitas à variada racionalização e são escolhidas para execução pesando intuitivamente a sua eficácia em relação a todas as outras alternativas.

Para os contextos vamos o usar o recurso de tags e subtags do Evernote.

Tags do GTD

Uso as seguintes tags no meu GTD (Lembramos ainda que tudo o que consta desta série de posts pode ser adaptado ao seu gosto mas mantendo o espírito do GTD, ao qual você se torna sensível ao ler o livro e os artigos a respeito):

gtd-evernote-tags

Vamos ver o propósito de cada subtag abaixo criadas debaixo da super tag @context (Ver tópico sobre subtags no final do post).

@anywhere

Esta tag é atribuída às tarefas que posso fazer em qualquer lugar. Posso fazer em qualquer lugar uma tarefa que não dependa de nenhum recurso ou de recursos que normalmente eu tenho comigo ou de recursos que são portáteis e que posso carregar por aí (livros, iPhone, iPad, Kindle, laptop, revistas, blocos de anotações, etc).

É claro que se planejo ler um livro em qualquer lugar tenho que estar com ele no momento que decidir qual tarefa vou fazer da minha lista de ações que estão rotuladas com a tag @anywhere. Se estou lendo um livro que está no Kindle ou iPad devo estar com eles em mãos.

@call

Esta tag agrupa as chamadas telefônicas que preciso fazer.

@email

Esta tag agrupa os emails que preciso enviar.

@errands

Esta tag agrupa as incumbências  que é preciso fazer. Errand em inglês é definido como “A short trip taken to perform a specified task, usually for another.” Traduzindo: “Uma viagem curta utilizada para realizar uma determinada tarefa, geralmente para outro.” Coloco esta tag em tarefas que envolvem sair à rua para pequenas compras, encontros para resolver negócios, pegar encomendas, postar correspondência nos correios, levar/buscar coisas para consertar, etc.

@home

Esta tag agrupa as atividades que tenho que fazer em casa.

@office

Esta tag agrupa as atividades que tenho que fazer no escritório.

Aqui, no meu caso, cabe um esclarecimento. No meu trabalho tenho ferramentas para dar conta das atividades tais como calendário, email, chats, controle de reuniões e tarefas. Esta tag serve para anotar tarefas quando não estou lá e que depois transfiro para os sistemas no local de trabalho. Mas você pode ter necessidade de usar o Evernote para isso e talvez precise refinar mais esta tag e outras associadas ao seu negócio. A única coisa do trabalho que coloco no meu calendário geral (Google Calendar) são as reuniões marcadas no trabalho. Assim graças ao sincronismo do Google Calendar com meu calendário no iPhone eu posso verificar as reuniões prestes a ocorrer.

@online

Esta tag agrupa as atividades que tenho que fazer conectado na Internet.

Filtrando as listas de tarefas

O poderoso sistema de busca do Evernote brilha nesta incumbência. Combina tags, notebooks, títulos e texto no interior da nota para restringir o que você precisa examinar. Se o sistema de tags e notebooks com o objetivo de implementar o método GTD estiver bem azeitado tudo vai fazer sentido na direção de manter o foco. Vamos ver alguns cenários de forma mais extensa assim que terminarmos de apresentar o sistema de tags. Mas para ilustrar um pouco vamos ver um caso no desktop. Desejamos ver a lista de chamadas telefônicas que precisamos fazer. Vamos supor que no momento só nos interessa aquelas que estão na nossa extensa lista de tarefas contida no notebook !NextActions.

A imagem abaixo mostra 244 notas no notebook !NextActions.

gtd-evernote-desktop-tag-call-search

Supondo que todas as ligações telefônicas que ainda tenho que fazer foram anotadas em notas contendo a tag @call uma filtragem permite que minha lista fique bem menor (veja as imagens abaixo).

gtd-evernote-desktop-tag-call-search=2

gtd-evernote-desktop-tag-call-search-3

Você deve ter observado que uso caracteres especiais prefixando as tags. Isto visa distinguí-las de outras tags “não-GTD” que posso usar e também para impor uma ordenação. Servem também para agrupar tipos de tags. @ para contextos e outros caracteres especiais para outros casos dos quais falaremos depois.  As tags começando com @, por exemplo, aparecem início das listas do tipo live search do Evernote.

Outras tags

Os contextos acima especificam coisas não muito homogêneas. @anywhere, @home e @office parecem ser lugares onde estou. @call e @email agrupam necessidades de comunicação. @errands indica que devo “errar” por aí buscando obter uma série de coisas ou realizando tarefas num pequeno deslocamento. @online significa que preciso estar conectado na Internet. As tags de contexto falam basicamente de lugares onde estou e de recursos que disponho. Foi mantida a nomenclatura de “contexto” do GTD para estas tags mas prefiro expandir mais um pouco para registrar mais nuances. Vamos usar também as seguintes categorias de tags: &resource, #status, %people e $place.

gtd-evernote-other-tags

&resource

gtd-evernote-tags-resource

Uma aplicação de uma tag de recurso acontece, por exemplo, quando tenho que fazer uma ligação telefônica à distância. Neste caso devo usar simultaneamente as tags @call e &DDDPhone (significa que tenho que usar como recurso um telefone próprio para que a tarifa seja cobrada em minha conta).

#status

gtd-evernote-tags-status

#NextAction é uma tag para indicar qual a próxima ação ou ações num projeto.

As outras tags servem para realçar um status que não podem ser representados por notebooks internos num stack já que optamos por representar os projetos por notebooks e não stacks.

#completed marca uma tarefa completada mas que eu não quero mover para o notebook !Completed.

#dependsOn marca uma tarefa que depende de alguma outra. No corpo da nota correspondentes à tarefa é interessante colocar um link para a tarefa da qual depende.

#reference marca uma nota que abriga informações para futuras consultas mas que eu não quero mover para o notebook !Reference.

#waiting marca uma tarefa que está aguardando a resposta de alguém ou a realização por outrem de alguma delegação mas que eu não quero mover para o notebook !Waiting.

%people

As subtags, que também começam com %, representam pessoas. Para exemplificar o uso destas tags podemos imaginar que encontrei pessoalmente alguém e imediatamente filtrei minhas notas com a tag %NomeDaPessoa no meu iPhone. Assim posso me lembrar de assuntos que preciso tratar com ela.

$place

As subtags, que também começam com $, representam lugares (bairros, endereços específicos, etc).

Get Things Done in Evernote Series – Part 3

GTD no Evernote

Posts da série

Projetos, projetos, projetos…

Como já foi dito no post anterior projetos no GTD nada mais são do que listas de ações. No Evernote estamos limitados a associar ações a notas. Mas no caso de projetos é possível adotar uma abordagem mais eclética. Apesar dos projetos representarem apenas conjuntos de ações com uma meta comum são neles que você coloca mais emoção, digamos assim. É nos projetos, com seu conjunto de ações articuladas, onde você alcança realizações que dependem de contextos mais complexos. As ações individuais geralmente servem para tocar o seu cotidiano. Mas os projetos, ah…, servem aos seus sonhos. Podem ser mesmo até de uma duração bem prolongada como, por exemplo, um projeto para adquirir uma determinada proficiência numa língua estrangeira ou quando tem que fazer uma aquisição de um bem com etapas complexas de decisão ou aportes financeiros.

Uma questão prática ligada à criação de projetos é o combate ao stress. Projetos devem ser criados sempre que uma ação não for suficiente para dar conta de vários passos envolvidos no atingimento de um objetivo. Criando um projeto para isto (e não só para os projetos mais importantes e de longo prazo) evita-se que uma ação simples, que deveria ser um projeto, fique em constante e interminável espera pela conclusão sabotando a nossa percepção de progresso das tarefas.

No Evernote temos as seguintes estruturas que podemos usar para organizar os projetos:

  • Notas
  • Notebooks
  • Notebook Stack

Se resolvermos manter a relação de uma nota por ação os projetos poderiam ser representados por notebooks com várias notas (as ações) englobadas por ele. Teríamos então apenas dois níveis: o notebook representando o projeto e as notas em seu interior como ações. Com a introdução do notebook stack no cenário três níveis estariam disponíveis para projetos mais complexos: no topo o stack, no segundo nível notebooks segmentando o projeto e, finalmente, as notas em cada notebook representando as ações.

Mas, por incrível que pareça, uma nota, representando um projeto, pode ter uma estrutura mais sofisticada e com mais de três níveis. E mais flexível. Como? Usando listas com bullets ou numeradas com checkboxes para controlar a conclusão de tarefas.

Projetos como notas

Abaixo, para ilustrar, mostramos uma parte da nota que representa o projeto de escrever este post.

evernote-project-as-note

Outro exemplo segue para ilustrar mais um pouco o que pode ser feito numa única nota para estruturar um projeto pode ser visto abaixo (embora seja uma mistura de checklist com tarefas).

evernote-project-as-note-2

A organização de um projeto em uma única nota fica a cargo da sua criatividade e das necessidades da tarefa.

Projetos como notebooks

Um projeto também pode ser composto de um notebook contendo notas. Cada nota pode representar uma ação simples ou então algo mais complexo e similar ao que foi descrito em Projetos como notas.

Projetos como notebook stacks

E por fim podemos ter projetos como notebook stacks. Nestes casos poderíamos usar como convenção prefixar o nome do projeto com a palavra Project ou o que valha para distinguir os stacks que representam projetos dos outros.

Projetos

Apesar de todas as possibilidades acima resolvi me restringir um pouco.  Adotei o notebook como representação de um projeto. E dentro dos notebooks coloquei as ações relativas ao projeto como notas. Essas notas podem ainda ter uma estrutura interna hierárquica e com checkboxes conforme o que foi mostrado no tópico Projetos como notas.

Então não teremos notas nem stacks representando projetos, somente notebooks.

Mas como tenho outros notebooks que não representam projetos do ponto de vista do GTD é preciso uma forma de distingui-los. Optei por colocar os notebooks que representam projetos num notebook stack denominado @Projects.

gtd-evernote-project-stack


Tópicos específicos

Como criar um stack

No desktop

Para criar um stack você seleciona um notebook existente ou recentemente criado e o adiciona para um stack (inexistente no caso e por isso você deve criá-lo).

evernote-stack-creation

evernote-stack-creation-2

evernote-stack-creation-3

Na Web

web-evernote-stack-creation

web-evernote-stack-creation-2

web-evernote-stack-creation-3

web-evernote-stack-creation-4

No iPhone

No momento a interface da aplicação do Evernote para iPhone não mostra uma opção para criar um stack.

Como mover um notebook para um stack

No desktop

evernote-notebook-moving-to-stack

Na Web

web-evernote-notebook-moving-to-stack

No iPhone

No momento a interface da aplicação do Evernote para iPhone não mostra uma opção para mover um notebook para um stack.

Como remover um stack

No desktop

evernote-notebook-removing-stack

Na Web

evernote-web-remove-notebook-stack

evernote-web-remove-notebook-stack-2

evernote-web-remove-notebook-stack-3

No iPhone

evernote-iphone-remove-notebook-stack

evernote-iphone-remove-notebook-stack-2

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evernote-iphone-remove-notebook-stack-3

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Get Things Done in Evernote Series – Part 2

GTD no Evernote

Posts da série

Começando

Comece instalando as aplicações necessárias para o celular e desktop (Mac, Linux, Windows). No site do Evernote, após criar uma conta free, você pode fazer o download para a sua plataforma da versão desktop. Nas lojas de aplicações para celulares você encontra as versões mobile. Na Web você precisa apenas ter uma conta.

Como referência cito as versões de hardware e software que estou usando:

  • iPhone 3GS
    • iOS 6.1.2
    • Evernote for iPhone Version 5.2.3
  • Mac Book Air 11″ Processor 1.4 GHz Intel Core 2 Duo Memory 4 GB 1067 MHz DDR3
    • Mac OS X Build 10.6.8 (Snow Leopard)
    • Evernote Version 5.0.6 (400960)

Para acompanhar melhor o que vem a seguir é interessante conhecer o método GTD. Existem os livros de David Allen e muitos artigos na Web.

Notebooks

Os Notebooks ou Stacks que estou usando são os seguintes (em ordem alfabética):

  • !!Inbox
  • !Completed
  • !NextActions
  • !Reference
  • !Someday/Maybe
  • !Waiting
  • @Projects
  • Expensify
  • Leisure
  • Movie Stack
  • Reading Stack
  • Research
  • Shopping Lists
  • Writings
  • Trash (Notebook nativo do Evernote)

A aparência nos três ambientes é mostrada abaixo:

gtd-notebooks-in-iphone

gtd-notebooks-in-evernote-on-desktop

gtd-notebooks-in-evernote-on-web

Os notebooks que adotei não precisam ser os mesmos de sua preferência. Também estão em evolução no momento. Para que você decida a respeito vamos descrever o conteúdo de cada um.

No final do post veja os tópicos específicos Como criar um notebook e Como remover um notebook.

!!Inbox

Este notebook representa o local de coleta das suas notas para ações que deseja empreender. Aqui você coloca as ações que planeja executar entre outras coisas.

Na verdade aqui também são colocadas notas que você ainda não sabe se vão ser configuradas como ações. Por exemplo, eu uso o Evernote para controlar o meu acervo de livros. Crio uma nota para cada livro que possuo. Também controlo o progresso das minhas leituras. Estas notas eu prefiro não configurar como ações.

Mas continuando. Se puder completar a ação em 2 minutos, como prescreve o GTD, então pode movê-la para o notebook !Completed. Caso queira tratar do assunto depois pode colocar a nota no notebook !NextActions ou em um projeto a que esteja associada.

Nem todas a notas representam ações imediatas ou de curto prazo (Actionable). Neste caso você pode incubá-la, guardar para futura referência ou descartá-la. Respectivamente você pode mover a nota para o notebook Incubated no Project Stack  ou !Someday/Maybe  ou manualmente para o calendário  (Eu uso o Google Calendar que sincroniza com o calendario no meu iPhone), ou para o notebook !Reference (Veja o tópico sobre como mover notas entre os notebooks) ou removê-la acarretando que seja movida para o notebook Trash, nativo do Evernote (Veja o tópico sobre como remover notas).

No meu caso as ações enviadas por email vão para este notebook automaticamente, se nada em contrário for especificado (Ver o tópico sobre como especificar o notebook default e também como enviar notas por email).

Um objetivo primordial é obter um notebook !!Inbox vazio. Isto significa que você está avançando na execução das tarefas imediatas ou classificando-as para o curto prazo ou longo prazo, conforme o caso. Para compreender melhor veja o Workflow Map no início do post.

O bloco de notas do iPhone também pode ser usado como um inbox offline. As notas nele escritas podem ser enviadas ao endereço Evernote e depois removidas do bloco de notas. Pode ser uma alternativa mais ágil para a coleta no iPhone do que usar a app do Evernote ou quando estiver offline. A integração pelo email do Evernote com outras aplicações que têm capacidade para envio de emails é mesmo de grande utilidade. Isto acaba incluindo tudo que você pode coletar e enviar por email. No iPhone inclui o gravador de voz para quando você não puder escrever por estar com as mão ocupadas ou então pelo registro de imagens tirando fotos (Mas tome cuidado para não exagerar e esbarrar no limite de 60 MB mensal do Evernote já que arquivos com registros vocais e imagens podem ocupar muito mais espaço do que uma anotação em texto).

!Completed

Aqui você pode colocar as ações completadas caso não queira removê-las (Caso use a opção Delete Note do pop-up menu a nota vai para o notebook Trash e você ainda poderá recuperá-la. Veja o tópico Como remover notas no final do post.).

!NextActions

Neste notebook você deve colocar as notas que representam as ações não imediatas que não estão associadas a um projeto.

Para o GTD os projetos são apenas containers para um conjunto de ações visando um propósito comum.

O conceito de Next Action é fundamental aqui. Next action é a próxima ação a ser empreendida para fazer o projeto avançar. Ela não depende do completamento de nenhuma outra ação no mesmo projeto. Um projeto pode ter mais de uma next action, isto é, um conjunto de mais de uma ação que não dependem de nenhuma outra ação. A cada next action completada o conjunto de next actions vai se alterando pela exclusão da ação encerrada e pela inclusão de outras que passaram a não depender de nenhuma outra ação no projeto.

Os grafos abaixo ilustram melhor o conceito. Cada círculo representa uma ação. As setas descrevem as dependências. Os círculos em azul representam next actions. Os círculos verdes representam ações completadas. Os círculos em vermelho representam as ações que não são next actions e ainda não foram completadas. A sequência de grafos mostra a evolução até o completamento de todas as ações de um projeto.

gtd-next-action-dependence-1

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Em gerenciadores de projetos normalmente as dependências são estabelecidas de antemão. No GTD elas estão na sua mente e são determinantes das next actions a cada momento. Você controla as mudanças e determina as next actions que julga adequadas para prosseguir nos próximos passos.

Mais adiante veremos como podemos usar next actions para ajudar a manter o foco em relação às ações em um projeto. No caso do notebook !NextActions todas as ações contidas nele são next actions. Como se ele fosse um projeto com todas as ações independentes entre si.

Uma advertência contida no método GTD é que seja evitada a colocação no calendário de ações com o objetivo de se precaver contra o esquecimento pela utilização de alarmes. Esta é uma armadilha que a maioria incorre. Há uma tendência a colocar TODAS as ações nesta condição e com o tempo o trabalho de mover o que não conseguiu executar é desanimador. Fuja disso “como o diabo foge da cruz”. Coloque no calendário somente eventos que representam compromissos datados envolvendo outras pessoas ou obrigações em relação a instituições (pagamento, preparação de documentos, etc). Alguns usuários de sistemas de todo list reclamam da ausência de um campo “due date”. Não compreendem que numa todo list as tarefas são do tipo ASAP (As Soon As Possible). Hoje eu aprecio ter um calendário separado embora due dates, se usadas da forma indicada acima, não seriam um malefício. O método GTD indica o uso de 43 folders para isto supondo um sistema de pastas suspensas num arquivo gerenciado por uma secretária. Os calendários eletrônicos são superiores ao sistema de pastas pois têm alarmes e permitem recorrência de forma mais fácil. O fato de Google Calendar sincronizar com o calendário do meu iPhone permite uma integração similar a que tenho com o Evernote para as notas.

Uma alternativa para realçar dependências será mostrada quando falarmos sobre o uso de tags.

!Reference

O notebook !Reference, assim como o notebook !Completed, armazena ações completadas. No entanto as ações aqui são deliberadamente colocadas para consultas futuras e, em princípio, são mantidas enquanto sejam correntes as informações que contém.

Em !Completed as ações também podem servir para consultas mas podem ser eliminadas a qualquer momento em que isso for necessário. Eventualmente são consultadas ou podem até se tornar ativas novamente caso haja algum engano em dá-las por encerradas.

!Someday/Maybe

Aqui você deve colocar as ações que quer lembrar de fazer no futuro mas não quer ainda tratar delas. São parte de planos ainda nebulosos ou então ainda não há contexto ou recursos para empreendê-las. São uma alternativa à inclusão em !NextActions ou em projetos. Quando for o momento podem ser movidas para estes notebooks quando começam a ser parte ativa do workflow de rotina.

!Waiting

Coloque neste notebook notas correspondendo a ações que foram delegadas a outrem ou que foram associadas a eventos futuros no calendário.

Os notebooks descritos em detalhe acima são aqueles que estão envolvidos no método GTD adaptado para o Evernote mas ainda não esgotamos todos os que seriam necessáris. Vale ressaltar que nem todos os notebooks que uso no Evernote estão vinculados ao GTD e isto será explicado nos posts seguintes da série.


Tópicos específicos

COMO criar um NOTEBOOK

No iPhone

evernote-iphone-create-notebook

evernote-iphone-create-notebook-2

evernote-iphone-create-notebook-3

evernote-iphone-create-notebook-4

No desktop

evernote-desktop-create-notebook

evernote-desktop-create-notebook-2

Na Web

evernote-web-create-notebook

COMO remover UM NOTEBOOK

No iPhone

evernote-iphone-create-notebook

evernote-iphone-remover-notebook

evernote-iphone-remover-notebook-2

evernote-iphone-remover-notebook-3

evernote-iphone-remover-notebook-4

No desktop

evernote-desktop-remover-notebook-4

evernote-desktop-remover-notebook-5

Na Web

evernote-web-remover-notebook

evernote-web-remover-notebook-2

Como mover notas entre os notebooks

Em cada caso vamos mostrar alguns métodos mas não todos. Outras formas podem ser pesquisadas na documentação.

No iPhone

Selecione uma nota e depois o info icon

Movendo uma nota para outro notebook

Selecione o notebook atual

note-info

Selecione o notebook destino

note-notebook

Notebook atualizado

note-new-notebook

No desktop

Selecione uma nota e depois o submenu Note | Move To Notebook

submenu-note-move-to-notebook

Ou selecione uma nota e depois a notebook drop down list

notebook-drop-down-list

Na Web

Coloque nota no modo de edição

put-note-in-edit-mode

Selecione a drop down list

select-note-drop-down-list

Selecione o notebook

select-notebook

Como remover notas

No iPhone

Abra a nota e selecione o trash icon ao lado da caixa de busca

note-delete-in-iphone

No desktop

note-delete

Na Web

note-delete-in-web

Como especificar o notebook default

No desktop

evernote-desktop-preferences

evernote-desktop-preferences-dialog

Na Web

evernote-web-select-notebook

evernote-web-notebook-properties

evernote-web-notebook-properties-dialog

Como enviar notas por email

Para enviar notas por email você precisa descobrir o seu email Evernote.

No desktop

evernote-desktop-get-email

evernote-desktop-get-email-2

Na Web

evernote-web-settings

evernote-web-account-summary

Você pode enviar notas para o Evernote usando o endereço acima. Se informar a outras pessoas sobre o endereço de email elas também podem enviar notas diretamente para você pelo email. Elas aparecerão no seu notebook default.

Get Things Done in Evernote Series

GTD no Evernote

Posts da série

Introdução

Tenho procurado há algum tempo por um software ou conjunto de softwares e hardwares para obter uma combinação “matadora” para implementar uma solução de GTD.

Sempre fui adepto de fazer listas e, como todo mundo, era sempre derrotado por elas quando o volume de coisas a serem anotadas crescia a cada dia. Quando usava anotações em papel o mundo era mais simples e não havia essa enchente de informações a nos bombardear todo dia. Usava agendas “Pombo” grandes e depois de bolso (já gostava de ter “mobilidade”). Depois agendas eletrônicas. Um Palm também passou por minha vida. Quando ele “morreu” migrei para o Google Calendar onde criava vários calendários para os contextos do GTD e outras coisas. Anotava no papel e botava no calendário. A experiência na Web era boa pois podia interligar as coisas até um certo limite.

Quando comprei um iPhone puder voltar a ter mobilidade e anotar direto numa aplicação no celular. Usei Errands por um tempo.

Fiz então uma pesquisa e me deparei com uma aplicação que parecia ser o nirvana buscado. Omnifocus for iPhone era fantástica. Testei a versão trial para desktop e logo comprei a versão para o iPhone. Valeu a pena até que o volume de entradas cresceu e a constante reorganização do banco de dados da mesma começou a irritar. Recentemente atualizei o iOS 4 para o 6 no meu iPhone 3GS e a aplicação Omnifocus desapareceu. Ainda não resolvi isso e começei a usar o Evernote.

Encontrei alguns artigos sobre como usar o Evernote como plataforma para GTD. Resolvi implementar minha versão baseada na The Secret Weapon. O fato de poder anotar em três ambientes (no meu caso: iPhone, Mac e Web browser) foi um diferencial favorável logo de início. A poderosa busca combinando tags, notebooks e termos livres também favoreceu a decisão de experimentar o Evernote.

Veja também meus posts na categoria GTD.

Livros sobre GTD e sobre o Evernote: