Get Things Done in Evernote Series – Part 4

GTD no Evernote

Posts da série

Contextos

A lista global de tarefas tende a crescer cada vez mais a medida que você aumenta a sua confiança no sistema de anotações das ações que deseja ou vê necessidade de empreender. Há uma pequena tendência até para a megalomania esquecendo-se que os recursos materiais e a sua energia pessoal (e é claro a sua vontade e intenção) é que fazem as coisas acontecerem. Mas não faz mal, espera-se que o sistema de anotações e o balanceamento entre o que é possível e o que é desejado surja naturalmente a medida que você se organiza desta forma.

De qualquer forma vale o lema romano “dividir para conquistar”. Não que as anotações sejam o inimigo mas o seu tempo é que é limitado e você precisa manter o foco. Combater o stress também é uma arma para manter a sanidade e ser mais produtivo. Uma lista imensa de coisas para fazer e nenhuma estratégia sobre onde começar é o primeiro passo para o abandono das lista prematuramente. Nós, em geral, nos sentimos confortáveis com listas pequenas. Dá a sensação de controle. Sentimos que estamos nos trilhos. Mas listas pequenas são uma utopia. Principalmente no mundo moderno com tantos estímulos a atrair o nosso desejo de realização. Ter uma lista global pequena pode apenas ser um sintoma de negligência para com os afazeres que nos importam e não de que nossa vida é maravilhosamente simples por obra de nossa incrível sabedoria.

Já cumprimos um pouco do lema romano ao distribuir as nossas ações por vários notebooks:

  • !!Inbox
  • !Completed
  • !NextActions
  • !Reference
  • !Someday/Maybe
  • !Waiting
  • @Projects

Mas mesmo coma subdivisão acima a listas crescem muito. A solução é mais divisão. Mas divisão com propósito. Os contextos visam separar o que você pode fazer no momento em função dos recursos disponíveis no local em que você está no momento e do seu nível de energia. Estabelecer prioridades é uma forma de divisão mas não é recomendada pelo seu caráter absoluto. Para uma tarefa que tenho que fazer num determinado prazo ou incorro em um grande prejuízo se não a fizer eu me sacrifico e a faço mesmo estando muito cansado e procuro recursos e forças com base nestas motivações. É quase como uma luta de morte! Mas outras tarefas podem estar sujeitas à variada racionalização e são escolhidas para execução pesando intuitivamente a sua eficácia em relação a todas as outras alternativas.

Para os contextos vamos o usar o recurso de tags e subtags do Evernote.

Tags do GTD

Uso as seguintes tags no meu GTD (Lembramos ainda que tudo o que consta desta série de posts pode ser adaptado ao seu gosto mas mantendo o espírito do GTD, ao qual você se torna sensível ao ler o livro e os artigos a respeito):

gtd-evernote-tags

Vamos ver o propósito de cada subtag abaixo criadas debaixo da super tag @context (Ver tópico sobre subtags no final do post).

@anywhere

Esta tag é atribuída às tarefas que posso fazer em qualquer lugar. Posso fazer em qualquer lugar uma tarefa que não dependa de nenhum recurso ou de recursos que normalmente eu tenho comigo ou de recursos que são portáteis e que posso carregar por aí (livros, iPhone, iPad, Kindle, laptop, revistas, blocos de anotações, etc).

É claro que se planejo ler um livro em qualquer lugar tenho que estar com ele no momento que decidir qual tarefa vou fazer da minha lista de ações que estão rotuladas com a tag @anywhere. Se estou lendo um livro que está no Kindle ou iPad devo estar com eles em mãos.

@call

Esta tag agrupa as chamadas telefônicas que preciso fazer.

@email

Esta tag agrupa os emails que preciso enviar.

@errands

Esta tag agrupa as incumbências  que é preciso fazer. Errand em inglês é definido como “A short trip taken to perform a specified task, usually for another.” Traduzindo: “Uma viagem curta utilizada para realizar uma determinada tarefa, geralmente para outro.” Coloco esta tag em tarefas que envolvem sair à rua para pequenas compras, encontros para resolver negócios, pegar encomendas, postar correspondência nos correios, levar/buscar coisas para consertar, etc.

@home

Esta tag agrupa as atividades que tenho que fazer em casa.

@office

Esta tag agrupa as atividades que tenho que fazer no escritório.

Aqui, no meu caso, cabe um esclarecimento. No meu trabalho tenho ferramentas para dar conta das atividades tais como calendário, email, chats, controle de reuniões e tarefas. Esta tag serve para anotar tarefas quando não estou lá e que depois transfiro para os sistemas no local de trabalho. Mas você pode ter necessidade de usar o Evernote para isso e talvez precise refinar mais esta tag e outras associadas ao seu negócio. A única coisa do trabalho que coloco no meu calendário geral (Google Calendar) são as reuniões marcadas no trabalho. Assim graças ao sincronismo do Google Calendar com meu calendário no iPhone eu posso verificar as reuniões prestes a ocorrer.

@online

Esta tag agrupa as atividades que tenho que fazer conectado na Internet.

Filtrando as listas de tarefas

O poderoso sistema de busca do Evernote brilha nesta incumbência. Combina tags, notebooks, títulos e texto no interior da nota para restringir o que você precisa examinar. Se o sistema de tags e notebooks com o objetivo de implementar o método GTD estiver bem azeitado tudo vai fazer sentido na direção de manter o foco. Vamos ver alguns cenários de forma mais extensa assim que terminarmos de apresentar o sistema de tags. Mas para ilustrar um pouco vamos ver um caso no desktop. Desejamos ver a lista de chamadas telefônicas que precisamos fazer. Vamos supor que no momento só nos interessa aquelas que estão na nossa extensa lista de tarefas contida no notebook !NextActions.

A imagem abaixo mostra 244 notas no notebook !NextActions.

gtd-evernote-desktop-tag-call-search

Supondo que todas as ligações telefônicas que ainda tenho que fazer foram anotadas em notas contendo a tag @call uma filtragem permite que minha lista fique bem menor (veja as imagens abaixo).

gtd-evernote-desktop-tag-call-search=2

gtd-evernote-desktop-tag-call-search-3

Você deve ter observado que uso caracteres especiais prefixando as tags. Isto visa distinguí-las de outras tags “não-GTD” que posso usar e também para impor uma ordenação. Servem também para agrupar tipos de tags. @ para contextos e outros caracteres especiais para outros casos dos quais falaremos depois.  As tags começando com @, por exemplo, aparecem início das listas do tipo live search do Evernote.

Outras tags

Os contextos acima especificam coisas não muito homogêneas. @anywhere, @home e @office parecem ser lugares onde estou. @call e @email agrupam necessidades de comunicação. @errands indica que devo “errar” por aí buscando obter uma série de coisas ou realizando tarefas num pequeno deslocamento. @online significa que preciso estar conectado na Internet. As tags de contexto falam basicamente de lugares onde estou e de recursos que disponho. Foi mantida a nomenclatura de “contexto” do GTD para estas tags mas prefiro expandir mais um pouco para registrar mais nuances. Vamos usar também as seguintes categorias de tags: &resource, #status, %people e $place.

gtd-evernote-other-tags

&resource

gtd-evernote-tags-resource

Uma aplicação de uma tag de recurso acontece, por exemplo, quando tenho que fazer uma ligação telefônica à distância. Neste caso devo usar simultaneamente as tags @call e &DDDPhone (significa que tenho que usar como recurso um telefone próprio para que a tarifa seja cobrada em minha conta).

#status

gtd-evernote-tags-status

#NextAction é uma tag para indicar qual a próxima ação ou ações num projeto.

As outras tags servem para realçar um status que não podem ser representados por notebooks internos num stack já que optamos por representar os projetos por notebooks e não stacks.

#completed marca uma tarefa completada mas que eu não quero mover para o notebook !Completed.

#dependsOn marca uma tarefa que depende de alguma outra. No corpo da nota correspondentes à tarefa é interessante colocar um link para a tarefa da qual depende.

#reference marca uma nota que abriga informações para futuras consultas mas que eu não quero mover para o notebook !Reference.

#waiting marca uma tarefa que está aguardando a resposta de alguém ou a realização por outrem de alguma delegação mas que eu não quero mover para o notebook !Waiting.

%people

As subtags, que também começam com %, representam pessoas. Para exemplificar o uso destas tags podemos imaginar que encontrei pessoalmente alguém e imediatamente filtrei minhas notas com a tag %NomeDaPessoa no meu iPhone. Assim posso me lembrar de assuntos que preciso tratar com ela.

$place

As subtags, que também começam com $, representam lugares (bairros, endereços específicos, etc).

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2 Respostas para “Get Things Done in Evernote Series – Part 4

  1. Muito bom gostei da Serie Me ajudaste muito!!!

  2. Carlos Henrique, obrigado pela sua apreciação.

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