GTD no Evernote

Projetos, projetos, projetos…

Como já foi dito no post anterior projetos no GTD nada mais são do que listas de ações. No Evernote estamos limitados a associar ações a notas. Mas no caso de projetos é possível adotar uma abordagem mais eclética. Apesar dos projetos representarem apenas conjuntos de ações com uma meta comum são neles que você coloca mais emoção, digamos assim. É nos projetos, com seu conjunto de ações articuladas, onde você alcança realizações que dependem de contextos mais complexos. As ações individuais geralmente servem para tocar o seu cotidiano. Mas os projetos, ah…, servem aos seus sonhos. Podem ser mesmo até de uma duração bem prolongada como, por exemplo, um projeto para adquirir uma determinada proficiência numa língua estrangeira ou quando tem que fazer uma aquisição de um bem com etapas complexas de decisão ou aportes financeiros.

Uma questão prática ligada à criação de projetos é o combate ao stress. Projetos devem ser criados sempre que uma ação não for suficiente para dar conta de vários passos envolvidos no atingimento de um objetivo. Criando um projeto para isto (e não só para os projetos mais importantes e de longo prazo) evita-se que uma ação simples, que deveria ser um projeto, fique em constante e interminável espera pela conclusão sabotando a nossa percepção de progresso das tarefas.

No Evernote temos as seguintes estruturas que podemos usar para organizar os projetos:

Notas
Notebooks
Notebook Stack

Se resolvermos manter a relação de uma nota por ação os projetos poderiam ser representados por notebooks com várias notas (as ações) englobadas por ele. Teríamos então apenas dois níveis: o notebook representando o projeto e as notas em seu interior como ações. Com a introdução do notebook stack no cenário três níveis estariam disponíveis para projetos mais complexos: no topo o stack, no segundo nível notebooks segmentando o projeto e, finalmente, as notas em cada notebook representando as ações.

Mas, por incrível que pareça, uma nota, representando um projeto, pode ter uma estrutura mais sofisticada e com mais de três níveis. E mais flexível. Como? Usando listas com bullets ou numeradas com checkboxes para controlar a conclusão de tarefas.

Projetos como notas

Abaixo, para ilustrar, mostramos uma parte da nota que representa o projeto de escrever este post.

Outro exemplo segue para ilustrar mais um pouco o que pode ser feito numa única nota para estruturar um projeto pode ser visto abaixo (embora seja uma mistura de checklist com tarefas).

A organização de um projeto em uma única nota fica a cargo da sua criatividade e das necessidades da tarefa.

Projetos como notebooks

Um projeto também pode ser composto de um notebook contendo notas. Cada nota pode representar uma ação simples ou então algo mais complexo e similar ao que foi descrito em Projetos como notas.

Projetos como notebook stacks

E por fim podemos ter projetos como notebook stacks. Nestes casos poderíamos usar como convenção prefixar o nome do projeto com a palavra Project ou o que valha para distinguir os stacks que representam projetos dos outros.

Projetos

Apesar de todas as possibilidades acima resolvi me restringir um pouco. Adotei o notebook como representação de um projeto. E dentro dos notebooks coloquei as ações relativas ao projeto como notas. Essas notas podem ainda ter uma estrutura interna hierárquica e com checkboxes conforme o que foi mostrado no tópico Projetos como notas.

Então não teremos notas nem stacks representando projetos, somente notebooks.

Mas como tenho outros notebooks que não representam projetos do ponto de vista do GTD é preciso uma forma de distingui-los. Optei por colocar os notebooks que representam projetos num notebook stack denominado @Projects.

Tópicos específicos

Como criar um stack

No desktop

Para criar um stack você seleciona um notebook existente ou recentemente criado e o adiciona para um stack (inexistente no caso e por isso você deve criá-lo).