Get Things Done in Evernote Series – Part 2

GTD no Evernote

Posts da série

Começando

Comece instalando as aplicações necessárias para o celular e desktop (Mac, Linux, Windows). No site do Evernote, após criar uma conta free, você pode fazer o download para a sua plataforma da versão desktop. Nas lojas de aplicações para celulares você encontra as versões mobile. Na Web você precisa apenas ter uma conta.

Como referência cito as versões de hardware e software que estou usando:

  • iPhone 3GS
    • iOS 6.1.2
    • Evernote for iPhone Version 5.2.3
  • Mac Book Air 11″ Processor 1.4 GHz Intel Core 2 Duo Memory 4 GB 1067 MHz DDR3
    • Mac OS X Build 10.6.8 (Snow Leopard)
    • Evernote Version 5.0.6 (400960)

Para acompanhar melhor o que vem a seguir é interessante conhecer o método GTD. Existem os livros de David Allen e muitos artigos na Web.

Notebooks

Os Notebooks ou Stacks que estou usando são os seguintes (em ordem alfabética):

  • !!Inbox
  • !Completed
  • !NextActions
  • !Reference
  • !Someday/Maybe
  • !Waiting
  • @Projects
  • Expensify
  • Leisure
  • Movie Stack
  • Reading Stack
  • Research
  • Shopping Lists
  • Writings
  • Trash (Notebook nativo do Evernote)

A aparência nos três ambientes é mostrada abaixo:

gtd-notebooks-in-iphone

gtd-notebooks-in-evernote-on-desktop

gtd-notebooks-in-evernote-on-web

Os notebooks que adotei não precisam ser os mesmos de sua preferência. Também estão em evolução no momento. Para que você decida a respeito vamos descrever o conteúdo de cada um.

No final do post veja os tópicos específicos Como criar um notebook e Como remover um notebook.

!!Inbox

Este notebook representa o local de coleta das suas notas para ações que deseja empreender. Aqui você coloca as ações que planeja executar entre outras coisas.

Na verdade aqui também são colocadas notas que você ainda não sabe se vão ser configuradas como ações. Por exemplo, eu uso o Evernote para controlar o meu acervo de livros. Crio uma nota para cada livro que possuo. Também controlo o progresso das minhas leituras. Estas notas eu prefiro não configurar como ações.

Mas continuando. Se puder completar a ação em 2 minutos, como prescreve o GTD, então pode movê-la para o notebook !Completed. Caso queira tratar do assunto depois pode colocar a nota no notebook !NextActions ou em um projeto a que esteja associada.

Nem todas a notas representam ações imediatas ou de curto prazo (Actionable). Neste caso você pode incubá-la, guardar para futura referência ou descartá-la. Respectivamente você pode mover a nota para o notebook Incubated no Project Stack  ou !Someday/Maybe  ou manualmente para o calendário  (Eu uso o Google Calendar que sincroniza com o calendario no meu iPhone), ou para o notebook !Reference (Veja o tópico sobre como mover notas entre os notebooks) ou removê-la acarretando que seja movida para o notebook Trash, nativo do Evernote (Veja o tópico sobre como remover notas).

No meu caso as ações enviadas por email vão para este notebook automaticamente, se nada em contrário for especificado (Ver o tópico sobre como especificar o notebook default e também como enviar notas por email).

Um objetivo primordial é obter um notebook !!Inbox vazio. Isto significa que você está avançando na execução das tarefas imediatas ou classificando-as para o curto prazo ou longo prazo, conforme o caso. Para compreender melhor veja o Workflow Map no início do post.

O bloco de notas do iPhone também pode ser usado como um inbox offline. As notas nele escritas podem ser enviadas ao endereço Evernote e depois removidas do bloco de notas. Pode ser uma alternativa mais ágil para a coleta no iPhone do que usar a app do Evernote ou quando estiver offline. A integração pelo email do Evernote com outras aplicações que têm capacidade para envio de emails é mesmo de grande utilidade. Isto acaba incluindo tudo que você pode coletar e enviar por email. No iPhone inclui o gravador de voz para quando você não puder escrever por estar com as mão ocupadas ou então pelo registro de imagens tirando fotos (Mas tome cuidado para não exagerar e esbarrar no limite de 60 MB mensal do Evernote já que arquivos com registros vocais e imagens podem ocupar muito mais espaço do que uma anotação em texto).

!Completed

Aqui você pode colocar as ações completadas caso não queira removê-las (Caso use a opção Delete Note do pop-up menu a nota vai para o notebook Trash e você ainda poderá recuperá-la. Veja o tópico Como remover notas no final do post.).

!NextActions

Neste notebook você deve colocar as notas que representam as ações não imediatas que não estão associadas a um projeto.

Para o GTD os projetos são apenas containers para um conjunto de ações visando um propósito comum.

O conceito de Next Action é fundamental aqui. Next action é a próxima ação a ser empreendida para fazer o projeto avançar. Ela não depende do completamento de nenhuma outra ação no mesmo projeto. Um projeto pode ter mais de uma next action, isto é, um conjunto de mais de uma ação que não dependem de nenhuma outra ação. A cada next action completada o conjunto de next actions vai se alterando pela exclusão da ação encerrada e pela inclusão de outras que passaram a não depender de nenhuma outra ação no projeto.

Os grafos abaixo ilustram melhor o conceito. Cada círculo representa uma ação. As setas descrevem as dependências. Os círculos em azul representam next actions. Os círculos verdes representam ações completadas. Os círculos em vermelho representam as ações que não são next actions e ainda não foram completadas. A sequência de grafos mostra a evolução até o completamento de todas as ações de um projeto.

gtd-next-action-dependence-1

gtd-next-action-dependence-2

gtd-next-action-dependence-3

gtd-next-action-dependence-4

gtd-next-action-dependence-5

gtd-next-action-dependence-6

gtd-next-action-dependence-7

gtd-next-action-dependence-8

Em gerenciadores de projetos normalmente as dependências são estabelecidas de antemão. No GTD elas estão na sua mente e são determinantes das next actions a cada momento. Você controla as mudanças e determina as next actions que julga adequadas para prosseguir nos próximos passos.

Mais adiante veremos como podemos usar next actions para ajudar a manter o foco em relação às ações em um projeto. No caso do notebook !NextActions todas as ações contidas nele são next actions. Como se ele fosse um projeto com todas as ações independentes entre si.

Uma advertência contida no método GTD é que seja evitada a colocação no calendário de ações com o objetivo de se precaver contra o esquecimento pela utilização de alarmes. Esta é uma armadilha que a maioria incorre. Há uma tendência a colocar TODAS as ações nesta condição e com o tempo o trabalho de mover o que não conseguiu executar é desanimador. Fuja disso “como o diabo foge da cruz”. Coloque no calendário somente eventos que representam compromissos datados envolvendo outras pessoas ou obrigações em relação a instituições (pagamento, preparação de documentos, etc). Alguns usuários de sistemas de todo list reclamam da ausência de um campo “due date”. Não compreendem que numa todo list as tarefas são do tipo ASAP (As Soon As Possible). Hoje eu aprecio ter um calendário separado embora due dates, se usadas da forma indicada acima, não seriam um malefício. O método GTD indica o uso de 43 folders para isto supondo um sistema de pastas suspensas num arquivo gerenciado por uma secretária. Os calendários eletrônicos são superiores ao sistema de pastas pois têm alarmes e permitem recorrência de forma mais fácil. O fato de Google Calendar sincronizar com o calendário do meu iPhone permite uma integração similar a que tenho com o Evernote para as notas.

Uma alternativa para realçar dependências será mostrada quando falarmos sobre o uso de tags.

!Reference

O notebook !Reference, assim como o notebook !Completed, armazena ações completadas. No entanto as ações aqui são deliberadamente colocadas para consultas futuras e, em princípio, são mantidas enquanto sejam correntes as informações que contém.

Em !Completed as ações também podem servir para consultas mas podem ser eliminadas a qualquer momento em que isso for necessário. Eventualmente são consultadas ou podem até se tornar ativas novamente caso haja algum engano em dá-las por encerradas.

!Someday/Maybe

Aqui você deve colocar as ações que quer lembrar de fazer no futuro mas não quer ainda tratar delas. São parte de planos ainda nebulosos ou então ainda não há contexto ou recursos para empreendê-las. São uma alternativa à inclusão em !NextActions ou em projetos. Quando for o momento podem ser movidas para estes notebooks quando começam a ser parte ativa do workflow de rotina.

!Waiting

Coloque neste notebook notas correspondendo a ações que foram delegadas a outrem ou que foram associadas a eventos futuros no calendário.

Os notebooks descritos em detalhe acima são aqueles que estão envolvidos no método GTD adaptado para o Evernote mas ainda não esgotamos todos os que seriam necessáris. Vale ressaltar que nem todos os notebooks que uso no Evernote estão vinculados ao GTD e isto será explicado nos posts seguintes da série.


Tópicos específicos

COMO criar um NOTEBOOK

No iPhone

evernote-iphone-create-notebook

evernote-iphone-create-notebook-2

evernote-iphone-create-notebook-3

evernote-iphone-create-notebook-4

No desktop

evernote-desktop-create-notebook

evernote-desktop-create-notebook-2

Na Web

evernote-web-create-notebook

COMO remover UM NOTEBOOK

No iPhone

evernote-iphone-create-notebook

evernote-iphone-remover-notebook

evernote-iphone-remover-notebook-2

evernote-iphone-remover-notebook-3

evernote-iphone-remover-notebook-4

No desktop

evernote-desktop-remover-notebook-4

evernote-desktop-remover-notebook-5

Na Web

evernote-web-remover-notebook

evernote-web-remover-notebook-2

Como mover notas entre os notebooks

Em cada caso vamos mostrar alguns métodos mas não todos. Outras formas podem ser pesquisadas na documentação.

No iPhone

Selecione uma nota e depois o info icon

Movendo uma nota para outro notebook

Selecione o notebook atual

note-info

Selecione o notebook destino

note-notebook

Notebook atualizado

note-new-notebook

No desktop

Selecione uma nota e depois o submenu Note | Move To Notebook

submenu-note-move-to-notebook

Ou selecione uma nota e depois a notebook drop down list

notebook-drop-down-list

Na Web

Coloque nota no modo de edição

put-note-in-edit-mode

Selecione a drop down list

select-note-drop-down-list

Selecione o notebook

select-notebook

Como remover notas

No iPhone

Abra a nota e selecione o trash icon ao lado da caixa de busca

note-delete-in-iphone

No desktop

note-delete

Na Web

note-delete-in-web

Como especificar o notebook default

No desktop

evernote-desktop-preferences

evernote-desktop-preferences-dialog

Na Web

evernote-web-select-notebook

evernote-web-notebook-properties

evernote-web-notebook-properties-dialog

Como enviar notas por email

Para enviar notas por email você precisa descobrir o seu email Evernote.

No desktop

evernote-desktop-get-email

evernote-desktop-get-email-2

Na Web

evernote-web-settings

evernote-web-account-summary

Você pode enviar notas para o Evernote usando o endereço acima. Se informar a outras pessoas sobre o endereço de email elas também podem enviar notas diretamente para você pelo email. Elas aparecerão no seu notebook default.

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